Gérer un projet avec les outils Google

Google Sites Logo Sites

L'outil en bref

On dispose déjà d'un panel d'outils conséquent. Google Sites permet de cenrtaliser l'information pour toujours avoir un référentiel commun.

Vous pouvez construire autant de Google Site que vous le souhaitez, un par projet me semble une bonne idée.

Vous disposez de plusieurs modèles de sites en fonction de ce que vous souhaitez faire. 2 modèles de sites aboutis ou fournissant des idées sont disponibles pour la gestion de projet. Le plus important étant les modèles de pages qui sont réutilisables à souhait, donc n'hésitez pas à faire une page type puis à l'enregistrer comme modèle.

Il faut savoir que le site est entièrement personnalisable. C'est un éditeur ergonomique et intuitif avec des outils permettant d'intégrer d'autres éléments google rapidement. Vous êtes donc en mesures de choisir entre une dizaine de styles de mise en page.

Il est important de bien réfléchir en amont à comment le site va être utilisé ? Un point d'accès vers d'autres outils. Une plateforme documentaire. Un outil de saisi. Un outil d'échange et d'information. Bref il y a du choix et cela conditionne votre organisation et votre mise en page. Je pense qu'il faut faire des liens rapides dans les menus vers d'autres outils (code, documents, mails) et qu'une catégorie par phase de projet est un bon niveau d'organisation.

Vous êtes en mesure de désigner vos collaobrateurs et éditeurs. Le seul soucis est qu'il n'y a pas de différence entre un utilisateur du site et un éditeur de contenu. Mais bon pour créer une page ou la modifier il faut cliquer sur des boutons aux ennoncés clairs.

Si certaines pages sont importantes, sensibles, où sont des espaces de saisi que vous devez suivre sachez que vous pouvez vous abonner pour recevoir des notifications en cas de changement sur le site mais aussi simplement sur une page donnée, ce qui vous permet d'atteindre le bon niveau de granularité pour rester en contact sans avoir à vous rendre sur le site pour surveiller.

L'outil est vraiment simple et facilite de nombreuses choses : menu automatique, liens vers les sous pages, choix de l'orientation du menu, certaines pages gèrent automatiquement le sommaire de leur contenu. Les documents et l'agenda peuvent être intégrés directement dans les pages en mode visualisation. Il existe des styles prédéfinis mais vous pouvez ensuite les modifier à votre goût.

Sur toutes les pages vous êtes en mesure de permettre le téléchargement et l'archivage de documents ou le postage de commentaires. Je vous conseille de désactiver ces fonctions sur la plupart des pages, pour ne les autoriser que sur les pages adéquates pour éviter toute pollution.

Des tableaux de saisie sont personnalisables, et on peut reprendre des résumés de ces tableaux dans des pages de synthèses. Par exemple les 5 derniers problèmes décelés, ou encore les 5 derniers documents postés sur cette page.

Le site offre un vrai support à son administrateur car il dispose de nombreux outils y compris la gestion de version sur les pages et la récupération de pages supprimées. Ainsi aucune craintes à avoir lors des manipulations vous pourrez revenir en arrière. L'édition du site peut se fait à plusieurs car il y a un controle de concurrence.

Les fonctions indipensables en projet

Ci-dessous une petite liste des fonctions vraiment essentielles ou appréciables :

Les défauts et les manques

Les tableaux de saisie - A améliorer

Des tableaux de saisie existent et sont personnalisables et donc bien pratiques. Le seul problème est que l'on ne peut pas choisir la façon dont l'espace se répartit entre les colonnes. Du coup des listes déroulantes, ou des cases à cocher prennent la même place de que les champs de texte libre pour les descriptions. Le second problème est que l'on ne peut pas choisir où positionner le tableau dans la page.