Gérer un projet avec les outils Google

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L'outil en bref

Voici un des éléments clés d'une communication réussie ! La boite e-mail. Ordonnée et pratique elle devient un véritable atout.

Le système de gestion proposé est un tri par "labels" ou "tags", fini le rangement par dossier. Aucune crainte à avoir, au final cela vous permet de ranger un même mail dans plusieurs "dossiers" en fonction de son contenu. Votre boite de réception est donc un label et il en existe d'autres par défaut mais vous pourrez définir les votres : perso, inscription, publicité, urgent. Pratique et agréable comme fonctionnalité dès qu'on s'y est fait. Il y a de toute façon une fonction de recherche qui est très efficace si jamais votre organisation défaille.

Si vous avez de nombreux e-mails et ou qu'il est très important pour vous de pouvoir suivre certains échanges 2 outils sont à votre disposition. Les favoris que vous pouvez suivre aisément car filtrés par un label spécifique. La boite prioritaire, qui utilise à la fois les favoris mais aussi un apprentissage dynamique permettant de remonter les e-mails que vous jugez prioritaires.

Tout système de messagerie doit supporter le filtrage et le tri automatique des e-mails pour permettre une utilisation aisée. Là encore, le système est efficace avec un système des règles sur environ 8 informations de l'e-mail reçu : sujet, auteur, destinataire... Vous aposez les tags souhaités et ainsi vos e-mails sont pré-triés à la réception.

Pour l'utilisation hors ligne, là encore c'est possible avec Google Gears, sans sécurisation. Aussi accessible via IMAP et POP, la boite peut être interfacée sur la grande majorité de vos logiciels de messagerie (Live mail/Thunderbird) pour ne pas vous désorienter ou simplement centraliser l'accès à vos e-mails. Les labels sont alors représentés comme des dossiers.

Evidemment il s'agit d'un éditeur de texte simplifié, mais bien suffisant. Il supporte évidemment une signature automatique personnalisable.

Vous diposez d'un espace de stockage de 7Go et une taille de pièce jointe de 25Mo.

Les Labs proposés sont très riches et utiles : retardement de l'envoi et annulation, controle du groupe de destinataires, alerte sur les homonymes, alerte en cas de référence à une pièce jointe dans le texte et aucune associée à l'e-mail, ... Evidemment quelques tests s'imposent avant de remettre votre totale confiance dans ces petites fonctionnalités.

Les fonctions indipensables en projet

Ci-dessous une petite liste des fonctions vraiment essentielles ou appréciables :

Les défauts et les manques

Il n'y a rien de particulier à signaler, cet outil est vraiment complet, personnalisable et fiable. On pourra toujours reprocher les espaces disponibles ou les tailles des pièces jointes mais c'est très bien pour ce qui se fait de gratuit.