Approche de la gestion documentaire

Pourquoi mettre en place une GED?

Causes

La décision de déployer une solution de GED est souvent dûe à une problème dans la gestion de l’information. C'est une situation qui nécessite la mise en place d’une organisation plus structurée, d’une traçabilité ou d’une meilleure utilisabilité: L’informatique est le plus souvent le meilleur moyen de fournir une réponse adaptée.

Il existe différents types de pertes, les deux principaux sont :

Les crises peuvent se manifester de diverses façons : l’impossibilité de reconstituer un dossier client complet dans un délai raisonnable, retrouver la dernière version d’un document électronique qui a nécessité des jours de travail, etc . C'est la dilution d’une information importante dans un ensemble beaucoup trop vaste. 


Le temps perdu en recherche est le facteur le plus fréquemment cité. La réutilisation de documents existants est également problématique, lorsque des ensembles documentaires autonomes croissent dans l’organisation, l’efficacité du travail peut alors être largement dégradée du fait d’un manque d’organisation, de traçabilité ou simplement de visibilité dans l’organisation documentaire.

Apports

La gestion documentaire regroupe toutes les techniques permettant de gérer les flux de documents qui entrent, sortent ou circulent au sein de l’entreprise. Elle s’inscrit dans un processus métier de travail collaboratif, de capitalisation et d’échanges d’informations. Dans le cadre d’une GED, Thomas Choppy définit la gestion documentaire comme : « prendre en charge le stockage, le partage et la restitution de documents électroniques. Il s'agit majoritairement de systèmes gérant des fichiers incluant un fond (le contenu informatif) et une forme (l’enveloppe de présentation) ».
Permet la conservation de l’ensemble des documents (contrats, courriers, emails, etc.) dans un système unique et centralisé apporte les avantages suivants :
  • Gain de place -> l’informatisation des archives
  • Gain de réactivité -> consultation instantanée de tous types de documents 
  • Gain de qualité -> aucun risque de perdre des informations ou de transmettre des documents erronés ou non mis à jour.

Permet la consultation des documents ou l'accès à des espaces pouvant être restreints en fontion du rôle de la personne; une solution de gestion documentaire apporte également les avantages suivant:

  • Gain de temps -> recherche instantanée des documents
  • Gain de mobilité -> accès à toute la documentation depuis n'importe quel support (ordinateur, smartphone ou tablette) ou de facon décentralisée
  • Gain de sécurité et de confidentialité -> Possibilité de mettre en place des protocoles de contrôle d’accès à l’information de facon très modulaire

Pemet l'instauration de processus de validation documentaire (validation des factures fournisseurs, approbation par différents acteurs) et ainsi d'apporter les avantages suivants :

  • Gain de temps -> rendu visuel des tâches à valider ou à effectuer et connaitre les délais de réalisation.
  • Gain de traçabilité -> vision synthétique de l’ensemble des documents soumis au circuit de validation, savoir où en est la gestion d’un document ou qui a travaillé dessus.
  • Gain de Qualité -> s'assurer que le processus est bien suivi.

Il faut savoir que la gestion documentaire fait partie des processus qualité ( ISO 9001 -> chapitres 4.2.3 / 4.2.4 ). La série des normes ISO 9000 est relative à la gestion de la qualité. Elle pose des exigences en matière d'organisation pour un système de gestion de la qualité  efficace.

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