La tendance est au groupware !

La traduction française que j'ai pu trouver du mot groupware est collecticiel... Cela n'en dit pas forcément d'avantage pour tout le monde. Nous allons tenter d'éclaircir tout cela.

Le rôle d'un logiciel de groupware dans une entreprise peut être comparé à celui d'un portail web de l'intranet. Il centralise plusieurs applications clientes telles que FTP, messagerie, agendas, blocnotes, plannings, suivi de projets...
L'idée est de regrouper toutes ces applications en une seule. Plus exactement, il s'agit de centraliser l'accès à toutes ces applications en un seul point. L'origine du groupware est le besoin de partage de données des utilisateurs.

L'utilisation privilégiée de ces outils est sans doute dans un contexte de réseau privé d'entreprise. Le système d'information d'une entreprise telle qu'une SSII par exemple fournit de très nombreux services informatiques comme ceux que nous venons de citer. Le nombre de ces services ne cesse de s'accroître. Les problèmes qui se posent alors sont bien souvent de devoir installer sur tous les postes utilisateurs de ces services des applications clientes spécifiques. On comprend alors aisement l'intérêt de ce concept de centralisation des accès aux services dès que le parc informatique comprend plusieurs centaines voir milliers de postes... Il faut ensuite prévoir les updates et autres changements de versions... Enfin que de temps perdus !

Le groupware contribue ainsi à l'amélioration du travail collaboratif. Par exemple, un chef de projet peut assigner des tâches aux membres de son équipe et suivre leurs avancements, avertir par mail son responsable, mettre à disposition de la documentation ou des applications, organiser des réunions...

Les utilisateurs n'ont besoin d'installer qu'un seul logiciel pour bénéficier de toute une offre de services. Beaucoup d'applications de groupware utilisent le principe d'un site web accessible par tout le monde depuis un simple navigateur web, généralement installé par défaut...
PhpGroupware repose intégralement sur ce principe.

La famille des applications de groupware

Nous distinguons 8 types d'applications concernées par les outils de groupware :

             - Publication
             - Bases collectives
             - Dossiers partagés
             - Coordination (workflow)
             - Formulaires
             - Discussions
             - Agendas
             - Messagerie et annuaires

phpGroupWare

Généralités

PhpGroupWare est un projet OpenSource écrit en php sous licence GNU General Public Licence (GPL).
Cet outil consiste en un site web, par exemple mis à disposition sur un serveur intranet de l'entreprise, couplé à une base de donnée entièrement gérée par l'application.

Les utilisateurs (courants ou administrateurs du site) disposent d'un login et d'un mot de passe pour s'authentifier, et accèdent ainsi à leur application. Chaque utilisateur définit et configure les services qu'il souhaite utiliser. Bien sûr seul les administrateurs peuvent en installer de nouvelles ou en supprimer. Il peut aussi personnaliser son interface web comme nous le verrons plus tard.

Toutes les informations sont stockées dans une seule base de donnée, ce qui facilite les sauvegardes et les restaurations.

Spécifités techniques

:: Mutli plateformes et multi utilisateur
Par définition, phpgroupware est indépendant de la plateforme puisque codé en php. Il peut tourner sous différents serveurs web (Apache, IIS...) et OS.

Les administrateurs du site ont aussi la possibilité de récupérer des listes d'utilisateurs de phpgroupware à partir d'un serveur LDAP. Ceci peut s'avérer très pratique s'il faut définir des centaines d'utilisateurs, même si tout ce fait part de simple clics...

:: Des possibilités infinies gràce aux APIs
Un des plus gros avantage de phpgroupware est certainement son mode de fonctionnement entièrement par plugins comme nous le décrivons dans la partie technique de ce site. Phpgroupware propose déjà de nombreuses applications (au moins toutes les standarts), mais il fournit en plus des APIs complètes pour permettre à quiconque de concevoir et d'intégrer sa propre application.
Depuis son existance, beaucoup de développeurs ont conçus de nouveaux plugins pour gérer de nouvelles applications, et cela ne cesse de continuer. Le projet phpgroupware est en perpétuelle effervescence et s'enrichit régulièrement de nouvelles foncitonalités. Les APIs permettent d'interfacer les nouveaux modules au moteur du système phpgroupware. Ces nouveaux services sont alors gérés comme les autres sur le site web.

Les applications de bases :

Phpgroupware propose toute une palette d'applications (48 exactement) dans le package par défaut. On retrouve plus ou moins celles que nous avons énumérées ci dessus, à savoir entre autre :

             - Un gestionnaire d'applications
             - client mail (POP3, IMAP...)
             - chats, forums, notes, agendas, calendriers
             - Préférences (configuration)
             - FTP, NNTP, CVS
             - Et bien d'autres plus exotiques à découvrir...

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