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Le WorkFlow : la performance au service de la conduite de projet.
Pourquoi le WorkFlow ?
A l'heure actuelle, les entreprises entrent dans l'ère du e-business et, pour rester
compétitives, elles doivent améliorer constamment leur efficacité opérationnelle.
Par conséquent les Nouvelles Technologies de l'Information (NTIC) et plus particulièrement
Internet, sont devenus un vecteur essentiel de communication.
De plus, harmoniser le travail des hommes dans un système d'information global est devenu
une priorité.
Face à ces enjeux, le Workflow apporte la solution efficace pour:
- Modéliser les procédures de travail
- Contrôler et suivre l'avancement des projets
- Automatiser la circulation des documents
- Impliquer les partenaires dans les procédures
- Mesurer les coûts
Le WorkFlow consiste à automatiser les flux d'informations entre différents processus au sein
de l'entreprise.
Ex: ces processus peuvent être l'ouverture d'un compte ou la création d'un dossier de prêt pour
une banque, le contrôle des factures et leur association à un bon de livraison dans la distribution ...
Dans les applications de WorkFlow, on distingue classiquement quatre catégories :
- Le WorkFlow de production, qui correspond à la gestion des processus de base de l'entreprise. Les procédures supportent peu de changements dans le temps, et les transactions sont répétitives. On peut y trouver par exemple la production de contrats d'assurance, la gestion de litiges, la gestion de réclamations clients, etc.
- Le WorkFlow Administratif, qui correspond à tout ce qui est routage de formulaires, basé en général sur une infrastructure de messagerie.
- Le WorkFlow Ad-Hoc pour la gestion des procédures non déterminées, ou mouvantes.
- Le WorkFlow Coopératif, gérant des procédures évoluant assez fréquemment, et liées à un groupe de travail restreint dans l'entreprise.
L'objectif des outils de WorkFlow est d'industrialiser selon des procédures prédéfinies l'automatisation des processus.
Les Systèmes de WorkFlow.
L'accès à l'information dans un WorkFlow :
Dans un système de WorkFlow, il existe traditionnellement deux façons d'accéder à l'information :
- Soit en allant la chercher dans une file d'attente partagée
Il s'agit d'une invocation de type base de données, une file d'attente étant gérée comme une table à laquelle accèdent les différents acteurs d'une procédure.
L'avantage de cette méthode d'invocation est la possibilité de faire partager un ensemble de tâches par un groupe d'utilisateurs. En effet, lorsqu'une tâche est affectée à un profil donné, on ne vas pas forcément l'affecter à une personne donnée. On mettra l'ensemble des tâches à disposition de toutes les personnes correspondantes au profil, et on aura ainsi une régulation de la charge qui pourra se faire au mieux. La contrepartie est qu'il faut aller chercher la liste des tâches pour l'obtenir, en utilisant une infrastructure propre à l'outil de WorkFlow. Il faut mettre en place également des stratégies de rafraîchissement de la liste des tâches, car on ne peut être en permanence en train de scruter la file d'attente.
- Soit en la recevant dans sa boîte de réception personnelle
Il s'agit d'une invocation de type messagerie, puisque le meilleur moyen d'envoyer une tâche à exécuter à une personne est de la lui notifier à travers sa messagerie, et donc à travers sa boîte de réception.
On utilise ici une infrastructure existante, et un mode de communication standard par rapport aux habitudes d'un utilisateur. Les produits de WorkFlow fonctionnant sur ce principe sont donc plus légers, et l'utilisateur final à l'impression de traiter ses tâches tout comme il traite son courrier électronique. Il ne va pas chercher spécifiquement les tâches qu'il a à effectuer, puisqu'elles arrivent directement via sa messagerie sur son poste de travail.
Classiquement la plupart des produits de WorkFlow se répartiront ainsi entre les deux catégories. En terme de performances, les produits s'appuyant sur l'infrastructure de messagerie sont beaucoup plus légers, donc plus faciles à mettre en œuvre, et générant en particulier des charges réseau moins importantes, puisqu'ils s'intègrent dans une infrastructure existante. Certains n'utilisent même pas du tout de base de données, et se contentent de fournir des pilotes leur permettant de se connecter aux bases existantes dans l'entreprise.
Les tâches effectuées par un WorkFlow :
On trouve essentiellement trois types de tâches dans un système de WorkFlow. Certains systèmes n'en supporteront qu'un, d'autres en supporteront d'emblée deux ou trois. Les types de tâches sont les suivantes :
- Les tâches qui sont en fait des formulaires de données, généralement définis à partir du produit de WorkFlow lui-même, à compléter au fur et à mesure de l'avancement de la procédure. Ce sont les tâches que l'on trouve dans les WorkFlow administratifs.
- Les tâches qui sont des services du système d'informations, tels que la saisie de transactions gros systèmes, ou l'appel à un exécutable spécifique, etc... Le WorkFlow de production est entièrement basé sur ce genre de tâches, puisque son travail consiste à coordonner l'ensemble des actions possibles au sein du système d'information.
- Les tâches qui correspondent à un routage de fichiers bureautiques. On retrouve ces tâches essentiellement dans les WorkFlow administratif ou dans les WorkFlow ad-hoc, comme peuvent le proposer les différents traitements de texte du marché en se servant des messageries comme infrastructure.
La force de W4 réside dans sa facilité à générer, réaliser et déployer des procédures de travail à l'échelle de toute l'entreprise.
Etude d'un WorkFlow
La mise en place d'un WorkFlow passe par trois phases :
- La phase d'analyse. C'est la phase de modélisation des procédures, sous la responsabilité des organisateurs de l'entreprise. Rares sont les produits de WorkFlow qui intègrent cette dimension. Elle est issue plutôt des méthodes de BPR (Business Process Reengeneering), dont l'objectif est de remettre à plat tous les processus de l'entreprise pour en rebâtir de nouveaux, plus efficaces et mieux adaptés à la compétitivité ambiante. A ces phases de BPR sont toujours associés les outils informatiques. C'est dans ce cadre que ce sont essentiellement développés les outils de WorkFlow, puisque parfaitement optimisés pour le traitement automatisé des procédures de l'entreprise.
- La phase de construction. Elle consiste, à partir des modélisations de processus issus de la phase précédente, à formaliser les procédures résultantes au sein d'un outils informatique, et à définir l'ensemble des conditions nécessaires à son bon fonctionnement, et à son intégration dans l'informatique existante. Tous les produits de WorkFlow possèdent un module gérant cette phase, mais de manière plus ou moins évoluée. Les produits complets offrent un mode de représentation graphique des procédures.
- La phase d'exécution. C'est la phase finale : la phase d'utilisation du WorkFlow pendant laquelle les procédures sont exécutées et les tâches traitées. C'est également pendant cette phase que les statistiques, fondamentales pour le suivi de tout processus, sont générées. Des outils d'administration doivent également exister afin de pouvoir intervenir à tout moment sur les procédures elles-mêmes en cas de problème. Bien entendu tous les produits de WorkFlow intègrent ce module.
W4 : leader en terme de WorkFlow
J'ai dû me renseigner sur les produits existants en matière de WorkFlow.
Mon choix s'est rapidement tourné vers la société W4 (World Wide Web WorkFlow) qui s'avère être un leader dans le domaine.
A la découverte de W4 :
Je me suis donc documenté sur W4 à l'aide de son site Internet http://www.W4global.com.
J'ai ainsi pu découvrir qui ils étaient et ce qu'ils proposaient.
L'offre de W4 :
La société W4 a développé elle même ses logiciels dont le moteur de Workflow W4 et un outil de modélisation de procédure W4 Auteur. Ces logiciels sont nécessaires et suffisants
A eux deux pour implémenter un WorkFlow. En voici une description sommaire :
- W4 est un serveur de WorkFlow à l'état de l 'art, fonctionnant sur des plates-formes Unix et NT. Il a été spécialement conçu pour l'environnement intra net/internet. A la différence d'une application client/serveur traditionnelle, W4 ne nécessite aucune installation sur le poste de l'utilisateur. Un navigateur Web est suffisant pour participer à des applications WorkFlow définies sur le serveur. Cela permet d'envisager des applications impliquant un grand nombre d'utilisateurs, même si ceux-ci participent de manière épisodique, voire passagère aux applications WorkFlow. En particulier, les partenaires, les fournisseurs, les clients de l'entreprise peuvent être directement impliqués dans les processus supportés par le WorkFlow.
- W4 Auteur est un outil graphique de conception, de modélisation et de réalisation fonctionnant sous Windows 95 et Windows NT. Il permet la réalisation rapide des procédures dont le versionnement facilite l'adaptation aux changements fonctionnels et structurels des organisations.
W4 propose un pack " Développement " comprenant le moteur de WorkFlow W4 ainsi que le l'outil de modélisation de procédures W4 Auteur. Ce pack a un coût approximatif de 6000 euros, ce qui est tout de même un investissement non négligeable pour la société.
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